Bảng nhập xuất tồn trong Excel: Công cụ quản lý kho hàng hiệu quả

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 28
Tên Sản Phẩm: : Bảng nhập xuất tồn trong Excel: Công cụ quản lý kho hàng hiệu quả
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Bảng nhập xuất tồn trong Excel chi tiết giúp bạn tạo báo cáo hiệu quả, bên cạnh đó là cách ứng dụng hệ thống quản lý kho để làm bảng nhập, xuất, tồn nhanh, chính xác.

Chi Tiết Sản Phẩm

Bảng nhập xuất tồn hàng hóa là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý, là tài liệu dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn đầu kỳ, cuối kỳ của vật liệu, công cụ, hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về bảng nhập, xuất, tồn; các mẫu bảng có sẵn và cách vận dụng bảng này trong quản lý kho hàng.

1. Bảng nhập xuất tồn hàng hóa là gì? Ý nghĩa?

Bảng nhập xuất tồn là một công cụ quản lý hàng hóa thường được sử dụng để ghi chép và theo dõi thông tin về việc nhập, xuất và tồn kho của hàng hóa trong một kho hoặc doanh nghiệp. Bảng này thường được lập vào cuối mỗi kỳ, cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tuỳ theo mỗi doanh nghiệp, nhằm:

Theo dõi lưu lượng hàng hoá: Số lượng hàng hoá được nhập/xuất trong kho, số lượng tồn tại mỗi thời điểm. Từ đó giúp doanh nghiệp biết được mức tồn kho hiện tại để dự đoán có cần nhập thêm hay không.
Quản lý tồn kho: Quản lý tồn kho một cách hiệu quả, tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt, tối ưu quá trình sản xuất, cung ứng.
Kiểm soát chi phí: Theo dõi thông tin nhập, xuất, tồn kho, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác được chi phí liên quan đến quản lý hàng hoá, từ chi phí nhập, xuất đến chi phí tồn kho.
Dự báo nhu cầu: Giúp lập kế hoạch cho nhu cầu trong tương lai, giúp tối ưu hoá quy trình đặt hàng đáp ứng nhanh với nhu cầu thị trường.
Quản lý rủi ro: Bảng nhập, xuất, tồn cung cấp thông tin để đánh giá rủi ro liên quan đến mất mát, hỏng, thất thoát hàng hoá để từ đó giảm thiểu tổn thất, tăng cường sự ổn định trong quy trình kinh doanh.

Xem thêm: Mẫu file quản lý kho vật tư bằng Excel chi tiết từ chuyên gia

2. Nội dung bảng nhập xuất tồn

Bảng nhập xuất tồn hàng hóa thường bao gồm các thông tin sau:

Ngày tháng: Ngày tháng nhập, xuất hoặc tồn kho hàng hóa
Mã hàng hóa: Mã số của hàng hóa
Tên hàng hóa: Tên gọi của hàng hóa
Đơn vị tính: Đơn vị tính của hàng hóa (ví dụ: cái, kg, lít, ...)
Số lượng nhập: Số lượng hàng hóa nhập vào kho
Số lượng xuất: Số lượng hàng hóa xuất ra khỏi kho
Số lượng tồn: Số lượng hàng hóa còn tồn kho
Giá trị nhập: Giá trị hàng hóa nhập vào kho
Giá trị xuất: Giá trị hàng hóa xuất ra khỏi kho
Giá trị tồn: Giá trị hàng hóa còn tồn kho

Những lưu ý khi lập bảng excel theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa:

Cần lập bảng nhập, xuất, tồn hàng hóa định kỳ một cách cẩn thận, chính xác
Cần cập nhật file nhập xuất tồn bằng excel thường xuyên
Bảo quản bảng nhập, xuất, tồn hàng hóa cẩn thận để xem lại khi cần

Xem thêm: Báo cáo nhập xuất tồn: Bí quyết quản lý kho hiệu quả

3. Mẫu bảng nhập xuất tồn bằng Excel

Để việc theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa dễ dàng, kế toán thường lập bảng tổng hợp theo dõi trên Excel. Sau đây là những lưu ý và mẫu bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn.

3.1 Công thức tính nhập xuất tồn trong Excel

Công thức tính nhập xuất tồn trong excel ở một khoảng thời gian cụ thể là:

Công thức tính tồn đầu kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập - Xuất
Công thức tính nhập kho trong một khoảng thời gian nhất định =SUMIFS(Cột_Nhập, Cột_Mã_Hàng, Mã_Hàng, Cột_Ngày, ">= Ngày_Bắt_Đầu", Cột_Ngày, "<= Ngày_Kết_Thúc")
Công thức tính xuất kho trong một khoảng thời gian nhất định =SUMIFS(Cột_Xuất, Cột_Mã_Hàng, Mã Hàng, Cột_Ngày, ">= Ngày_Bắt=_Đầu", Cột_Ngày, "<= Ngày_Kết_Thúc")
Công thức tính tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập - Xuất

Ngoài ra bạn có thể sử dụng các hàm khác như SUM, AVERAGE, COUNTIF để tính toán công thức tính nhập xuất tồn trong excel.

3.2 File nhập xuất tồn bằng Excel

Căn cứ để lập bảng nhập xuất tồn kho là sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ và hàng hoá. Sau đây là cách lập bảng excel theo dõi nhập xuất tồn:

bang-nhap-xuat-ton-bang-excel-3

File nhập xuất tồn bằng Excel được sử dụng phổ biến hiện nay. Tải về miễn phí tại đây. (Nguồn: Tổng hợp)

bang-nhap-xuat-ton-bang-excel-4

Lập bảng excel theo dõi nhập xuất tồn bằng tiếng anh. Mời bạn download Tại đây (Nguồn: Tổng hợp)

bang-nhap-xuat-ton-bang-excel-5 Một mẫu nhập xuất tồn kho trên Excel khác (Nguồn: Tổng hợp)

bang-nhap-xuat-ton-bang-excel-6

Mẫu file theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa (Nguồn: Tổng hợp)

bang-nhap-xuat-ton-bang-excel-7

4. Cách sử dụng bảng xuất nhập tồn trong quản lý kho

Sau khi biết cách tạo bảng nhập xuất tồn trên Excel, đây sẽ là công cụ hữu ích giúp bạn quản lý hàng hoá, theo dõi tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định phù hợp với công ty mình. Cụ thể:

Theo dõi tình hình xuất nhập tồn của hàng hoá: Theo dõi số lượng, giá trị hàng hoá nhập vào, xuất ra, tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó phân tích xu hướng xuất nhập tồn hàng hóa để dự đoán nhu cầu thị trường đưa đến quyết định kinh doanh phù hợp.
Quản lý kho hàng: Dựa vào mẫu nhập xuất tồn kho trên excel, có thể cài đặt cảnh báo khi số lượng tồn kho sắp hết hoặc quá cao. Sử dụng số liệu nhập xuất tồn để đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Tính giá vốn hàng bán: Sử dụng phương pháp tính giá vốn hàng bán phù hợp (FIFO, LIFO, bình quân gia quyền) để xác định giá vốn hàng bán chính xác.
Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh: Phân tích tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Ngoài ra phân tích lợi nhuận gộp để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.

5. Lập bảng nhập xuất tồn với hệ thống quản lý kho

bang-nhap-xuat-ton-bang-excel-8

Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp SEEACT-WMS của công ty TNHH DACO là một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp với nhiều tính năng đáng chú ý, giúp doanh nghiệp hiệu quả hóa quy trình quản lý hàng tồn kho. Các tính năng hữu ích là:

Tạo bảng nhập xuất tồn tổng quan: Tổng hợp thông tin từ các báo cáo nhập hàng, xuất hàng, báo cáo tồn kho theo thời gian để tạo bảng.
Tạo bảng báo cáo tồn kho: Sử dụng tính năng báo cáo tồn kho để tạo bảng hiển thị lượng hàng tồn kho hiện tại theo từng sản phẩm, loại hàng hoá, hoặc theo lô. Từ đó giúp nhận diện nhanh chóng các mặt hàng có nguy cơ tồn kho cao, đồng thời hỗ trợ kế hoạch đặt hàng.
Tạo bảng báo cáo nhập xuất theo thời gian: Tận dụng tính năng báo cáo nhập và xuất hàng theo thời gian để tạo bảng theo chu kỳ cụ thể (ngày, tuần, tháng). Giúp người quản lý theo dõi sự biến động của lượng hàng nhập, xuất theo đợt, để đưa ra quyết định về mức tồn kho an toàn
Tạo báo cáo nhập xuất theo nhà cung cấp và khách hàng: Tạo bảng liên quan đến hiệu suất của các đối tác kinh doanh, hỗ trợ đánh giá và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng thông qua việc theo dõi các giao dịch nhập xuất cụ thể.
Hỗ trợ tạo bảng báo cáo hàng hoá: Sử dụng tính năng báo cáo hàng hoá để tạo bảng theo lô, thời gian nhập, và tuổi hàng tồn. Bảng này giúp quản lý theo dõi chất lượng của từng lô hàng và đưa ra quyết định về việc tái tồn kho hay thanh lý hàng tồn.

Với những bảng báo cáo của hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đánh giá tình hình quản lý tồn kho, đồng thời đưa ra các quyết định chiến lược để tối ưu hóa quá trình nhập xuất hàng hoá và giảm thiểu tồn kho kém hiệu quả.

Tóm lại, bảng nhập xuất tồn hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kho, giúp theo dõi và kiểm soát lượng tồn kho tại mọi thời điểm. Nó hỗ trợ trong việc đưa ra quyết định về đặt hàng, dự báo nhu cầu, và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Đồng thời, thông qua việc báo cáo và phân tích, bảng này còn cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá hiệu suất kho và phát hiện sớm các vấn đề như thất thoát và hủy hỏng để kịp thời xử lý.

Xem thêm: