Bí quyết cho quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, chính xác

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 31
Tên Sản Phẩm: : Bí quyết cho quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, chính xác
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Tìm hiểu chi tiết quy trình kiểm kê hàng tồn kho để quản lý kho hàng của bạn hiệu quả, nhanh và chính xác nhất. Bên cạnh đó áp dụng phần mềm để kiểm đếm và quản lý hàng hoá hiệu quả.

Chi Tiết Sản Phẩm

Việc nắm vững hoạt động kiểm kê hàng tồn kho giúp kiểm soát chi phí và tối ưu hóa tồn kho, đảm bảo chất lượng sản phẩm, phát hiện gian lận và mất mát, cũng như đối phó linh hoạt với biến động thị trường. Cùng DACO tìm hiểu về chủ đề này qua bài viết sau đây.

1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì? Tại sao cần kiểm kê hàng hoá tồn kho?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra và xác nhận số lượng và giá trị của các mặt hàng trong kho của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Mục tiêu chính của việc kiểm kê hàng hoá tồn kho là đảm bảo thông tin về tồn kho của doanh nghiệp chính xác và đáng tin cậy.

Quy trình kiểm kê hàng hoá thường bao gồm việc đếm số lượng mặt hàng, kiểm tra tính chất và chất lượng của sản phẩm, và so sánh với dữ liệu trong hệ thống quản lý kho. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và dữ liệu trong hệ thống, người quản lý kho cần xác định nguyên nhân của sự chênh lệch và điều chỉnh thông tin kho để phản ánh đúng tình trạng thực tế.

Mục đích chính của việc kiểm kê kho hàng:

Quản lý hiệu quả hàng tồn kho: Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm bắt được tình trạng hàng hóa trong kho để đưa ra những quyết định phù hợp như nhập hàng, xuất hàng, sản xuất,...
Đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán: Việc kiểm kê giúp phát hiện ra những sai sót khi ghi chép để điều chỉnh lại cho phù hợp với thực tế.
Phát hiện và ngăn chặn thất thoát hàng hoá: Việc kiểm kê thường xuyên giúp phát hiện kịp thời những trường hợp thất thoát để có biện pháp ngăn chặn.
Đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp: Dữ liệu kiểm kê là cơ sở để đánh giá tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định đầu tư, kinh doanh phù hợp.

2. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả chi tiết

Cách kiểm kê kho hiệu quả và quy trình kiểm soát hàng tồn kho diễn ra theo các bước sau:

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê

Xác định mục đích, phạm vi và phương pháp kiểm kê
Lập danh sách các mặt hàng và hàng hóa cần kiểm kê trong phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
Phân công nhân sự và trách nhiệm cụ thể: Quản lý, thủ kho và kế toán kho
Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết: phiếu kiểm kê, biên bản giao nhận, hoá đơn, máy tính, máy quét mã vạch,...
Xác định thời gian kiểm kê: Nên thực hiện khi lượng hàng hóa trong kho ít nhất, tránh thời điểm cao điểm của hoạt động kinh doanh.
Thông báo cho các bộ phận liên quan: kế toán, bán hàng, kho,...

Bước 2: Sắp xếp kho hàng

Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa học theo từng khu vực, chủng loại, đảm bảo đủ không gian cho việc kiểm kê hàng hoá.
Đánh dấu mã vạch hoặc mã số cho từng mặt hàng.
Cập nhật số liệu tồn kho trong hệ thống quản lý.

Bước 3: Kiểm đếm số lượng

Sử dụng phiếu kiểm kê để ghi chép số lượng thực tế của từng mặt hàng.
Kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng hàng hóa: hư hỏng, lỗi thời,... trong quy trình kiểm kê kho.
Ghi chú các thông tin bất thường vào phiếu kiểm kê.
Có thể sử dụng thiết bị hỗ trợ như máy quét mã vạch để tăng tốc độ và độ chính xác trong cách kiểm kê hàng tồn kho.
Nên kiểm kê theo nguyên tắc 2 người cùng kiểm đếm và ghi số liệu độc lập nhằm tăng sự khách quan và tính chính xác.

Bước 4: So sánh số liệu

So sánh số lượng thực tế với số liệu trong hệ thống quản lý
Xác định chênh lệch (nếu có) và ghi chú nguyên nhân, cập nhật kết quả vào sổ sách đúng theo thực tế kiểm kê
Cập nhật số liệu tồn kho trong hệ thống quản lý dựa trên kết quả kiểm kê.

Xử lý các trường hợp chênh lệch: Tìm kiếm nguyên nhân: thất thoát, nhập xuất sai sót,...Có biện pháp khắc phục và đề phòng cho những lần kiểm kê sau.

Bước 5: Lập báo cáo kết quả

Tạo báo cáo bằng file gửi lên các cấp quản lý. Báo cáo của quy trình kiểm kê kho bao gồm: Mục đích, phạm vi, cách kiểm kê kho hàng, danh sách các mặt hàng đã kiểm kê, số lượng thực tế và số liệu trong hệ thống quản lý, sự chênh lệch (nếu có) và nguyên nhân. Từ đó có thể đưa ra đề xuất giải pháp khắc phục.

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ kiểm kê

Lưu trữ phiếu kiểm kê, báo cáo kết quả bản cứng và các tài liệu liên quan một cách an toàn và có hệ thống để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

3. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến

3.1 Phương pháp kiểm kê tồn kho thường xuyên

Ưu điểm của cách kiểm soát hàng tồn kho này là:

Phương pháp này giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt các thay đổi trong tồn kho để thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.
Do việc kiểm kê diễn ra thường xuyên nên giảm khả năng phát sinh những sai sót lớn, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho.
Ngoài ra, quy trình kiểm kê thường xuyên giúp theo dõi hiệu suất kho và xác định nguồn gốc của các vấn đề nhanh chóng.

Tuy vậy, nhược điểm của cách kiểm kê hàng tồn kho này là tốn thời gian, nhân lực, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có kho hàng lớn, đa dạng. Nếu việc kiểm kê quá thường xuyên có thể gây quá tải công việc cho nhân viên, ảnh hưởng đến các hoạt động khác của doanh nghiệp.

3.2 Phương pháp kiểm kê tồn kho định kỳ

Ưu điểm:

Cách kiểm kê kho định kỳ giúp tiết kiệm thời gian, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn
Việc lên kế hoạch kiểm kê định kỳ giúp tổ chức công việc có hệ thống và hiệu quả, phù hợp với doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho lớn.

Tuy nhiên, nhược điểm là do chỉ thực hiện định kỳ, phương pháp này có thể không nắm bắt kịp thời các biến động nhanh chóng trong tồn kho. Do khoảng thời gian giữa các lần kiểm kê có thể kéo dài dẫn đến khả năng sai sót do các sự kiện không dự kiến.

4. Những sai lầm dễ gặp phải khi kiểm kê hàng tồn kho

Chuẩn bị kiểm soát hàng tồn kho không kỹ lưỡng

Không lập kế hoạch chi tiết, thiếu nhân sự hoặc dụng cụ cần thiết
Kho hàng chưa được sắp xếp gọn gàng, gây khó khăn cho việc kiểm đếm
Số liệu tồn kho trong hệ thống quản lý chưa được cập nhật
Thiếu nhân sự thực hiện quy trình kiểm kê hàng hoá

Sai sót trong quá trình kiểm đếm, kiểm soát tồn kho

Đếm nhầm số lượng, ghi chép sai thông tin vào phiếu kiểm kê
Không kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng hàng hóa

Xử lý chênh lệch không hiệu quả

Không tìm kiếm nguyên nhân chính xác dẫn đến chênh lệch
Không có biện pháp khắc phục hiệu quả để ngăn ngừa chênh lệch trong tương lai

Lưu trữ hồ sơ không đầy đủ

Mất mát hoặc thất lạc phiếu kiểm kê, báo cáo kết quả
Hồ sơ không được bảo quản an toàn, khó khăn trong việc tra cứu, làm thủ tục kiểm soát hàng tồn kho

5. Sử dụng phần mềm kiểm kê hàng hóa tồn kho

Hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS của đơn vị cung cấp giải pháp quản trị sản xuất DACO là một giải pháp thông minh và hiệu quả, là phần mềm kiểm kê hàng hóa mang lại sự nhanh chóng và chính xác cho quá trình kiểm kê. Dưới đây là những ứng dụng chính của SEEACT-WMS trong việc kiểm kê và quản lý hàng hóa:

Quản lý kho hàng ứng dụng Barcode, QR Code: Sử dụng mã vạch và QR Code để xác định nhanh chóng và chính xác vị trí, thông tin hàng hóa trong quá trình kiểm kê.
Quản lý vị trí theo layout: Tối ưu hóa không gian kho bằng cách quản lý vị trí theo layout, giúp dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp hàng hóa.
Tự động thao tác qua quét mã: Tự động nhập, xuất, và kiểm kê kho thông qua việc quét mã, giảm nguy cơ lỗi và tăng tốc độ xử lý.
Tích hợp công nghệ IoT: Cải tiến nghiệp vụ kho thông qua tích hợp công nghệ IoT, cung cấp cập nhật trạng thái hàng hoá và vị trí tồn kho tức thì.

Với đội ngũ chuyên gia hàng đầu về hệ thống quản lý kho, phần mềm kiểm kê hàng hóa SEEACT-WMS nằm trong hệ thống MES là một giải pháp chất lượng và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, giúp nhiều doanh nghiệp cắt giảm chi phí quản lý kho và gia tăng lợi nhuận trong sản xuất.

Hy vọng những hướng dẫn kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả trên đây sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bảo vệ tài sản, duy trì hiệu suất quản lý kho và đáp ứng được những yêu cầu của ngành công nghiệp sản xuất.